DigiD Machtigen: załatwianie spraw urzędowych w imieniu bliskiej osoby

Sprawy podatkowe, toeslagen i sprawy gminne starszego członka rodziny, który nie zna niderlandzkiego albo ma trudności z formalnościami cyfrowymi, często prowadzą jego dzieci. Najczęściej robi się to, udostępniając nazwę użytkownika i hasło DigiD. Warunki korzystania z DigiD nie pozwalają jednak dzielić się danymi logowania z inną osobą. Jeśli w sprawie załatwionej w ten sposób pojawi się błąd lub nieprawdziwe oświadczenie, instytucja przyjmuje, że działał właściciel DigiD, i to on ponosi odpowiedzialność.

Na tę potrzebę istnieje rozwiązanie urzędowe: machtigingpełnomocnictwo · Zgoda na to, by ktoś inny załatwiał sprawy w twoim imieniu. Osoba pomagająca loguje się własnym DigiD, a system zapisuje zarówno to, kto działa, jak i to, w czyim imieniu.

Jak działa DigiD Machtigensystem pełnomocnictw DigiD

W procesie są dwie strony: mocodawca (volmachtgevermocodawca) i pełnomocnik (gemachtigdepełnomocnik). Pełnomocnik musi mieć własny DigiD.

1. Wniosek o pełnomocnictwo. Na machtigen.digid.nl wybiera się, dla której instytucji i której usługi udzielane jest pełnomocnictwo. Wniosek można złożyć także wtedy, gdy mocodawca nie ma DigiD.
2. Wysłanie kodu. Machtigingscodekod pełnomocnictwa · Kod wysyłany pocztą w celu aktywowania pełnomocnictwa wysyłany jest pocztą na adres domowy mocodawcy i dociera w ciągu kilku dni roboczych.
3. Aktywacja. Pełnomocnik loguje się na machtigen.digid.nl własnym DigiD i wpisuje kod, który przyszedł pocztą, razem z numerem BSNnumer obywatela mocodawcy.
4. Korzystanie. Na stronie instytucji pełnomocnik loguje się własnym DigiD, ale w imieniu mocodawcy, za pomocą opcji w rodzaju "Inloggen voor iemand anderslogowanie w imieniu innej osoby". W Belastingdienst ta opcja jest dostępna w Mijn Belastingdienst.

Kod trafia wyłącznie na adres mocodawcy ze względów bezpieczeństwa: dzięki temu nikt nie uzyska pełnomocnictwa w czyimś imieniu bez wiedzy tej osoby.

Zakres i czas trwania

• Każde pełnomocnictwo dotyczy jednej usługi. Na przykład pełnomocnictwo udzielone w Belastingdienst do zeznania podatkowego nie obejmuje spraw toeslagen. Do kilku usług potrzebne są osobne pełnomocnictwa; można o nie wnioskować jednocześnie.
• Czas jest ograniczony. Przy udzielaniu pełnomocnictwa wybiera się okres ważności; na przykład jeden dzień albo rok. Każda instytucja sama ustala najdłuższy dopuszczalny okres dla swoich usług.
• Pełnomocnictwo można zawsze odwołać. Mocodawca może je zakończyć na machtigen.digid.nl opcją "Machtigingpełnomocnictwo · Zgoda na to, by ktoś inny załatwiał sprawy w twoim imieniu intrekkenodwołać". Od tej chwili pełnomocnik nie może już załatwiać danej sprawy.

Po upływie okresu pełnomocnictwo wygasa samo. Przy sprawach powtarzanych co roku, takich jak zeznanie podatkowe, co roku może być potrzebne nowe pełnomocnictwo.

Instytucje bez pełnomocnictwa cyfrowego

Nie każda instytucja jest podłączona do DigiD Machtigensystem pełnomocnictw DigiD. Gdy odwołanie ma napisać ktoś inny albo ktoś inny ma rozmawiać z instytucją, większość instytucji wymaga pełnomocnictwa pisemnego (schriftelijke machtigingpełnomocnictwo pisemne). Niektóre udostępniają gotowy formularz; jeśli go nie ma, wystarczy krótkie pismo. Pełnomocnictwo pisemne zawiera zwykle:

• imię i nazwisko, adres i datę urodzenia mocodawcy,
• imię i nazwisko oraz adres pełnomocnika,
• sprawę lub teczkę, której dotyczy pełnomocnictwo (z numerem referencyjnym instytucji),
• datę i podpis mocodawcy.

Instytucje czasem proszą też o kopię dokumentu tożsamości mocodawcy. Wysyłając kopię, możesz w aplikacji KopieID od Rijksoverheid zakryć BSNnumer obywatela i zdjęcie oraz dopisać na kopii, w jakim celu jest przekazywana.

Pełnomocnictwo dla firmy

Pełnomocnictwa dla firmy, na przykład doradcy podatkowego albo biura rachunkowego, także udziela się przez DigiD Machtigensystem pełnomocnictw DigiD. Firma loguje się nie przez DigiD, lecz przez eHerkenningsystem logowania dla firm, system stworzony dla przedsiębiorstw. Zasada jest ta sama: kod trafia do mocodawcy, a firma nie może działać w imieniu tej osoby, dopóki nie otrzyma kodu.

Długotrwałe wsparcie: bewind, mentorschapopieka w sprawach osobistych i curatelepełna kuratela

Jeśli bliska osoba z powodu choroby, demencji albo poważnych długów przez długi czas nie jest w stanie sama prowadzić swoich spraw, pojedyncze pełnomocnictwa mogą nie wystarczyć. Wtedy składa się wniosek do kantonrechtersędzia sądu rejonowego, a sędzia może orzec jeden z poniższych środków:

Środek	Zakres
beschermingsbewindzarząd ochronny w sprawach finansowych	Sprawy finansowe: rachunki, długi, konta bankowe.
mentorschapopieka w sprawach osobistych	Sprawy osobiste: opieka, leczenie, miejsce zamieszkania.
curatelepełna kuratela	Jedno i drugie. To najdalej idący środek; osoba traci możliwość samodzielnego dokonywania wielu czynności prawnych.

Członkowie rodziny mogą zostać ustanowieni bewindvoerder albo mentorem. Wniosek może złożyć sama zainteresowana osoba lub jej rodzina; decyzja należy do sędziego. Pełnomocnictwo można odwołać w każdej chwili, natomiast te środki można uchylić tylko nowym orzeczeniem sądu.

Zwroty o pełnomocnictwie w listach

W listach instytucji temat pełnomocnictwa pojawia się zwykle w zdaniach podobnych do tych:

• "Wilt u dat iemand anders deze zaken voor u regelt? Dan heeft u een machtigingpełnomocnictwo · Zgoda na to, by ktoś inny załatwiał sprawy w twoim imieniu nodig." Jeśli chcesz, żeby te sprawy załatwiał ktoś inny, potrzebne jest pełnomocnictwo.
• "Wij hebben uw machtigingpełnomocnictwo · Zgoda na to, by ktoś inny załatwiał sprawy w twoim imieniu ontvangen." Pełnomocnictwo dotarło do instytucji i zostało przyjęte do realizacji.
• "De machtigingpełnomocnictwo · Zgoda na to, by ktoś inny załatwiał sprawy w twoim imieniu is verlopen." Pełnomocnictwo wygasło; trzeba złożyć wniosek o nowe.

Jeśli przyszedł do ciebie niespodziewany list z machtigingscodekod pełnomocnictwa · Kod wysyłany pocztą w celu aktywowania pełnomocnictwa, nie przekazuj nikomu kodu i skontaktuj się z DigiD Helpdesk. Taki list oznacza, że ktoś złożył wniosek o pełnomocnictwo w twoim imieniu.

Rola Letrin w tym procesie

Jeśli to ty pilnujesz listów bliskiej osoby, Letrin może podać wyjaśnienie także w jej języku. List skanuje się raz, a wyjaśnienie można zamówić w drugim języku. Drugi język zużywa jeden kredyt; wyjaśnienie tego samego listu w każdym języku jest zapisywane i można się między nimi przełączać.

Jeśli musisz napisać do instytucji w imieniu bliskiej osoby, Letrin przygotuje szkic odpowiedzi urzędowym niderlandzkim. Informację, że pełnomocnictwo jest dołączone jako załącznik, musisz dopisać do szkicu samodzielnie.

Letrin na żadnym etapie nie prosi o dane DigiD. Logowanie do systemów urzędowych zawsze pozostaje w twoich rękach albo w rękach ustawowego przedstawiciela.

Sprawdź na papierze

To, które instytucje przyjmują pełnomocnictwa, do jakich usług i na jak długo, może się z czasem zmieniać; aktualne informacje znajdziesz na machtigen.digid.nl i na stronie danej instytucji. O bewind i mentorschapopieka w sprawach osobistych bezpłatnie informuje Juridisch Loket.