DigiD Machtigen: officiële zaken regelen voor een familielid

Als een ouder familielid geen Nederlands leest of moeite heeft met digitale zaken, regelen vaak de kinderen de belasting, de toeslagen en de zaken met de gemeente. Wat daarbij het vaakst gebeurt, is dat de gebruikersnaam en het wachtwoord van DigiD worden gedeeld. Volgens de gebruiksvoorwaarden van DigiD mogen inloggegevens echter niet met iemand anders worden gedeeld. Komt er bij iets wat op die manier is gedaan een fout of een onjuiste opgave aan het licht, dan gaat de instantie ervan uit dat de eigenaar van de DigiD het zelf heeft gedaan, en ligt de verantwoordelijkheid bij hem of haar.

Voor precies deze behoefte bestaat een officiële regeling: de machtigingtoestemming om voor iemand anders te handelen · Iemand anders mag dan namens jou zaken regelen. Wie helpt, logt in met de eigen DigiD, en het systeem legt vast wie er handelt en namens wie.

Hoe DigiD Machtigenhet systeem om via DigiD iemand te machtigen werkt

Er zijn twee partijen: degene die de machtigingtoestemming om voor iemand anders te handelen · Iemand anders mag dan namens jou zaken regelen geeft (volmachtgeverdegene die de machtiging geeft) en degene die gemachtigd wordt (gemachtigdedegene die namens een ander handelt). De gemachtigdedegene die namens een ander handelt moet een eigen DigiD hebben.

1. De machtigingtoestemming om voor iemand anders te handelen · Iemand anders mag dan namens jou zaken regelen aanvragen. Op machtigen.digid.nl kies je voor welke dienst van welke instantie de machtigingtoestemming om voor iemand anders te handelen · Iemand anders mag dan namens jou zaken regelen geldt. De aanvraag kan ook worden gedaan als de volmachtgeverdegene die de machtiging geeft geen DigiD heeft.
2. De code wordt verstuurd. De machtigingscodecode om een machtiging te activeren · Wordt per post gestuurd om de machtiging te activeren wordt per post naar het huisadres van de volmachtgeverdegene die de machtiging geeft gestuurd en komt binnen een paar werkdagen aan.
3. Activeren. De gemachtigdedegene die namens een ander handelt logt met de eigen DigiD in op machtigen.digid.nl en vult de code uit de brief in, samen met het BSNburgerservicenummer van de volmachtgeverdegene die de machtiging geeft.
4. Handelen. Op de website van de betreffende instantie logt de gemachtigdedegene die namens een ander handelt via een optie als "Inloggen voor iemand andersinloggen namens een ander" in met de eigen DigiD, maar namens de volmachtgeverdegene die de machtiging geeft. Bij de Belastingdienst gaat dat via Mijn Belastingdienst.

Dat de code alleen naar het adres van de volmachtgeverdegene die de machtiging geeft gaat, is een veiligheidsmaatregel: zo kan niemand buiten iemands medeweten een machtigingtoestemming om voor iemand anders te handelen · Iemand anders mag dan namens jou zaken regelen op zijn of haar naam krijgen.

Reikwijdte en duur

• Elke machtigingtoestemming om voor iemand anders te handelen · Iemand anders mag dan namens jou zaken regelen geldt voor één dienst. Bij de Belastingdienst geldt een machtigingtoestemming om voor iemand anders te handelen · Iemand anders mag dan namens jou zaken regelen voor de aangifte inkomstenbelasting bijvoorbeeld niet voor toeslagen. Voor meer diensten zijn meer machtigingen nodig; die kun je tegelijk aanvragen.
• De duur is beperkt. Bij het machtigen kies je hoe lang de machtigingtoestemming om voor iemand anders te handelen · Iemand anders mag dan namens jou zaken regelen geldig is, bijvoorbeeld een dag of een jaar. Elke instantie bepaalt zelf de langste duur die voor haar diensten is toegestaan.
• Een machtigingtoestemming om voor iemand anders te handelen · Iemand anders mag dan namens jou zaken regelen kan altijd worden ingetrokken. De volmachtgeverdegene die de machtiging geeft kan de machtigingtoestemming om voor iemand anders te handelen · Iemand anders mag dan namens jou zaken regelen op machtigen.digid.nl beëindigen met de optie "Machtigingtoestemming om voor iemand anders te handelen · Iemand anders mag dan namens jou zaken regelen intrekkenongedaan maken, beëindigen". Vanaf dat moment kan de gemachtigdedegene die namens een ander handelt die zaak niet meer regelen.

Is de periode voorbij, dan vervalt de machtigingtoestemming om voor iemand anders te handelen · Iemand anders mag dan namens jou zaken regelen vanzelf. Voor zaken die elk jaar terugkomen, zoals de aangifte, kan elk jaar een nieuwe machtigingtoestemming om voor iemand anders te handelen · Iemand anders mag dan namens jou zaken regelen nodig zijn.

Instanties zonder digitale machtigingtoestemming om voor iemand anders te handelen · Iemand anders mag dan namens jou zaken regelen

Niet elke instantie is aangesloten op DigiD Machtigenhet systeem om via DigiD iemand te machtigen. Moet iemand anders een bezwaarschrift schrijven of met de instantie praten, dan vragen de meeste instanties om een schriftelijke machtigingmachtiging op papier. Sommige hebben daar een kant-en-klaar formulier voor; is er geen formulier, dan volstaat een korte brief. In een schriftelijke machtigingmachtiging op papier staan meestal:

• naam, adres en geboortedatum van de volmachtgeverdegene die de machtiging geeft,
• naam en adres van de gemachtigdedegene die namens een ander handelt,
• voor welke zaak of welk dossier de machtigingtoestemming om voor iemand anders te handelen · Iemand anders mag dan namens jou zaken regelen geldt (met het kenmerk van de instantie),
• de datum en de handtekening van de volmachtgeverdegene die de machtiging geeft.

Instanties vragen soms ook om een kopie van het identiteitsbewijs van de volmachtgeverdegene die de machtiging geeft. Stuur je een kopie van een identiteitsbewijs, dan kun je met de app KopieID van de Rijksoverheid het BSNburgerservicenummer en de foto afschermen en op de kopie zetten waarvoor je hem geeft.

Een bedrijf machtigen

Ook een bedrijf machtigen, zoals een belastingadviseur of een administratiekantoor, gaat via DigiD Machtigenhet systeem om via DigiD iemand te machtigen. Het bedrijf logt dan niet met DigiD in, maar met eHerkenninginlogmiddel voor bedrijven, het inlogmiddel voor ondernemingen. De werkwijze is hetzelfde: de code gaat naar de volmachtgeverdegene die de machtiging geeft, en het bedrijf kan pas namens die persoon handelen als de code is doorgegeven.

Langdurige hulp: bewind, mentorschapiemand anders beslist mee over zorg en persoonlijke zaken en curatelevolledige vertegenwoordiging door een ander

Kan een familielid door ziekte, dementie of zware schulden bijvoorbeeld langere tijd de eigen zaken niet regelen, dan zijn losse machtigingen soms niet genoeg. Dan wordt een verzoek gedaan bij de kantonrechterrechter voor onder meer bewind en curatele, en de rechter kan een van deze maatregelen uitspreken:

Maatregel	Waar het over gaat
beschermingsbewindiemand anders beheert je geldzaken	Geldzaken: rekeningen, schulden, bankrekeningen.
mentorschapiemand anders beslist mee over zorg en persoonlijke zaken	Persoonlijke zaken: verzorging, behandeling, waar iemand woont.
curatelevolledige vertegenwoordiging door een ander	Allebei. Het is de verst gaande maatregel; de persoon kan veel rechtshandelingen niet meer zelf verrichten.

Familieleden kunnen worden benoemd tot bewindvoerder of mentor. Het verzoek kan door de persoon zelf of door de familie worden gedaan; de beslissing ligt bij de rechter. Een machtigingtoestemming om voor iemand anders te handelen · Iemand anders mag dan namens jou zaken regelen kun je op elk moment intrekkenongedaan maken, beëindigen, terwijl deze maatregelen alleen door een nieuwe beslissing van de rechter kunnen worden opgeheven.

Formuleringen over machtigingen in brieven

In brieven van instanties komt machtigen meestal ter sprake in formuleringen zoals deze:

• "Wilt u dat iemand anders deze zaken voor u regelt? Dan heeft u een machtigingtoestemming om voor iemand anders te handelen · Iemand anders mag dan namens jou zaken regelen nodig." Wil je dat iemand anders deze zaken regelt, dan is daar een machtigingtoestemming om voor iemand anders te handelen · Iemand anders mag dan namens jou zaken regelen voor nodig.
• "Wij hebben uw machtigingtoestemming om voor iemand anders te handelen · Iemand anders mag dan namens jou zaken regelen ontvangen." De machtigingtoestemming om voor iemand anders te handelen · Iemand anders mag dan namens jou zaken regelen is bij de instantie binnen en wordt verwerkt.
• "De machtigingtoestemming om voor iemand anders te handelen · Iemand anders mag dan namens jou zaken regelen is verlopen." De geldigheid van de machtigingtoestemming om voor iemand anders te handelen · Iemand anders mag dan namens jou zaken regelen is voorbij; er moet een nieuwe worden aangevraagd.

Krijg je een brief met een machtigingscodecode om een machtiging te activeren · Wordt per post gestuurd om de machtiging te activeren die je niet verwachtte, deel de code dan met niemand en neem contact op met de DigiD Helpdesk. Zo'n brief betekent dat iemand een machtigingtoestemming om voor iemand anders te handelen · Iemand anders mag dan namens jou zaken regelen op jouw naam heeft aangevraagd.

Wat Letrin in dit proces doet

Houd je de brieven van een familielid bij, dan kan Letrin de uitleg ook in diens taal geven. De brief wordt één keer gescand, en de uitleg kan daarna ook in een tweede taal worden opgevraagd. Een tweede taal kost één tegoed; de uitleg van dezelfde brief wordt in elke taal bewaard en je kunt ertussen wisselen.

Moet je namens je familielid een instantie schrijven, dan maakt Letrin een conceptantwoord in formeel Nederlands. Dat de machtigingtoestemming om voor iemand anders te handelen · Iemand anders mag dan namens jou zaken regelen als bijlage is meegestuurd, moet je zelf nog in het concept zetten.

Letrin vraagt in geen enkele stap om DigiD-gegevens. Inloggen op officiële systemen blijft altijd in jouw handen of in die van de wettelijke vertegenwoordiger.

Controleer het op papier

Welke instanties voor welke diensten een machtigingtoestemming om voor iemand anders te handelen · Iemand anders mag dan namens jou zaken regelen accepteren en wat de langste toegestane duur is, kan in de loop van de tijd veranderen; de actuele informatie vind je op machtigen.digid.nl en op de website van de betreffende instantie. Over bewind en mentorschapiemand anders beslist mee over zorg en persoonlijke zaken geeft het Juridisch Loket gratis informatie.