DigiD Machtigen: làm thủ tục chính thức thay cho người thân

Việc thuế, toeslag và giấy tờ với thành phố của một người lớn tuổi không biết tiếng Hà Lan hoặc khó khăn với thủ tục trên mạng thường do con cái lo liệu. Cách hay được dùng nhất khi làm việc này là dùng chung tên đăng nhập và mật khẩu DigiD. Tuy nhiên theo điều khoản sử dụng của DigiD, thông tin đăng nhập không được chia sẻ với người khác. Nếu trong một thủ tục làm theo cách ấy phát sinh sai sót hoặc khai báo sai, cơ quan sẽ coi như chính chủ DigiD đã làm, và trách nhiệm thuộc về người đó.

Cho nhu cầu này có một cơ chế chính thức: machtiginggiấy ủy quyền · Sự cho phép để người khác làm thủ tục thay bạn. Người giúp đỡ đăng nhập bằng DigiD của chính mình; hệ thống ghi lại cả ai đang làm thủ tục lẫn làm thay cho ai.

DigiD Machtigenhệ thống ủy quyền DigiD hoạt động thế nào

Quá trình có hai bên: người ủy quyền (volmachtgeverngười ủy quyền) và người được ủy quyền (gemachtigdengười được ủy quyền). Người được ủy quyền phải có DigiD của riêng mình.

1. Xin ủy quyền. Trên machtigen.digid.nl, chọn ủy quyền cho dịch vụ nào của cơ quan nào. Người ủy quyền dù không có DigiD vẫn có thể xin được.
2. Gửi mã. Machtigingscodemã ủy quyền · Mã gửi qua bưu điện để kích hoạt ủy quyền được gửi qua bưu điện tới địa chỉ nhà của người ủy quyền và đến trong vài ngày làm việc.
3. Kích hoạt. Người được ủy quyền đăng nhập machtigen.digid.nl bằng DigiD của mình và nhập mã nhận qua bưu điện cùng với BSNsố dịch vụ công dân của người ủy quyền.
4. Làm thủ tục. Trên trang web của cơ quan liên quan, người được ủy quyền chọn một mục như "Inloggen voor iemand andersđăng nhập thay người khác" và đăng nhập bằng DigiD của mình nhưng nhân danh người ủy quyền. Ở Belastingdienst, lựa chọn này có trong Mijn Belastingdienst.

Việc mã chỉ được gửi tới địa chỉ của người ủy quyền là một biện pháp an toàn: nhờ đó không ai có thể nhận ủy quyền nhân danh một người mà người đó không hay biết.

Phạm vi và thời hạn

• Mỗi ủy quyền chỉ áp dụng cho một dịch vụ. Chẳng hạn, ủy quyền ở Belastingdienst cho tờ khai thuế thu nhập không bao gồm các việc về toeslag. Nhiều dịch vụ thì cần nhiều ủy quyền riêng; có thể xin cùng một lúc.
• Thời hạn có giới hạn. Khi ủy quyền, bạn chọn thời gian hiệu lực; chẳng hạn một ngày hoặc một năm. Mỗi cơ quan tự quy định thời hạn dài nhất được phép cho các dịch vụ của mình.
• Ủy quyền luôn có thể rút lại. Người ủy quyền có thể chấm dứt ủy quyền trên machtigen.digid.nl bằng mục "Machtiginggiấy ủy quyền · Sự cho phép để người khác làm thủ tục thay bạn intrekkenrút lại". Từ lúc đó người được ủy quyền không thể làm thủ tục ấy nữa.

Khi hết thời hạn, ủy quyền tự chấm dứt. Với những việc lặp lại mỗi năm như tờ khai thuế, có thể mỗi năm cần một ủy quyền mới.

Những cơ quan không có ủy quyền điện tử

Không phải cơ quan nào cũng kết nối với DigiD Machtigenhệ thống ủy quyền DigiD. Khi cần người khác viết đơn khiếu nại hoặc nói chuyện với cơ quan thay bạn, phần lớn cơ quan yêu cầu giấy ủy quyền bằng văn bản (schriftelijke machtiginggiấy ủy quyền bằng văn bản). Một số cơ quan có sẵn mẫu cho việc này; không có mẫu thì một lá thư ngắn là đủ. Giấy ủy quyền bằng văn bản thường có những thông tin sau:

• tên, địa chỉ và ngày sinh của người ủy quyền,
• tên và địa chỉ của người được ủy quyền,
• ủy quyền cho việc gì hoặc hồ sơ nào (kèm số tham chiếu của cơ quan),
• ngày tháng và chữ ký của người ủy quyền.

Đôi khi cơ quan còn yêu cầu bản sao giấy tờ tùy thân của người ủy quyền. Khi gửi bản sao giấy tờ tùy thân, bạn có thể dùng ứng dụng KopieID của Rijksoverheid để che BSNsố dịch vụ công dân và ảnh, và ghi lên bản sao rằng nó được đưa ra cho mục đích gì.

Ủy quyền cho doanh nghiệp

Ủy quyền cho một doanh nghiệp như cố vấn thuế hay văn phòng kế toán cũng làm qua DigiD Machtigenhệ thống ủy quyền DigiD. Phía doanh nghiệp không đăng nhập bằng DigiD mà bằng eHerkenninghệ thống đăng nhập cho doanh nghiệp, hệ thống dành cho doanh nghiệp. Cách làm giống hệt: mã được gửi cho người ủy quyền, và doanh nghiệp không thể làm thủ tục nhân danh người đó khi chưa được chuyển mã.

Hỗ trợ lâu dài: bewind, mentorschapgiám hộ về việc cá nhân và curatelegiám hộ toàn phần

Nếu một người thân vì bệnh tật, sa sút trí tuệ hay nợ nần nặng nề mà trong thời gian dài không thể tự lo việc của mình, những ủy quyền cấp lẻ từng cái có thể không đủ. Khi đó cần nộp đơn lên kantonrechterthẩm phán tòa sơ thẩm, và thẩm phán có thể quyết định một trong các biện pháp dưới đây:

Biện pháp	Phạm vi
beschermingsbewindquản lý bảo vệ về tài chính	Việc tài chính: hóa đơn, nợ, tài khoản ngân hàng.
mentorschapgiám hộ về việc cá nhân	Việc cá nhân: chăm sóc, điều trị, nơi ở.
curatelegiám hộ toàn phần	Cả hai. Đây là biện pháp rộng nhất; người đó không còn tự thực hiện được nhiều giao dịch pháp lý.

Thành viên gia đình có thể được chỉ định làm bewindvoerder hoặc mentor. Đơn có thể do chính người đó hoặc gia đình nộp; quyết định thuộc về thẩm phán. Ủy quyền có thể rút lại bất cứ lúc nào, còn các biện pháp này chỉ được gỡ bỏ bằng một quyết định mới của thẩm phán.

Những câu về ủy quyền trong thư

Trong thư của các cơ quan, chuyện ủy quyền thường xuất hiện với những câu tương tự như sau:

• "Wilt u dat iemand anders deze zaken voor u regelt? Dan heeft u een machtiginggiấy ủy quyền · Sự cho phép để người khác làm thủ tục thay bạn nodig." Nếu bạn muốn người khác lo những việc này thì cần có ủy quyền.
• "Wij hebben uw machtiginggiấy ủy quyền · Sự cho phép để người khác làm thủ tục thay bạn ontvangen." Ủy quyền đã đến cơ quan và đang được xử lý.
• "De machtiginggiấy ủy quyền · Sự cho phép để người khác làm thủ tục thay bạn is verlopen." Ủy quyền đã hết hạn; cần xin một ủy quyền mới.

Nếu bạn nhận được một lá thư machtigingscodemã ủy quyền · Mã gửi qua bưu điện để kích hoạt ủy quyền mà mình không chờ đợi, đừng đưa mã cho ai và hãy liên hệ DigiD Helpdesk. Lá thư ấy có nghĩa là có người đang xin ủy quyền nhân danh bạn.

Vai trò của Letrin trong quá trình này

Nếu bạn là người theo dõi thư của một người thân, Letrin cũng có thể đưa ra phần giải thích bằng ngôn ngữ của người ấy. Lá thư chỉ cần quét một lần, và có thể xin thêm phần giải thích bằng một ngôn ngữ thứ hai. Ngôn ngữ thứ hai dùng một lượt; phần giải thích của cùng lá thư ở mỗi ngôn ngữ đều được lưu lại, và bạn có thể chuyển qua lại giữa chúng.

Nếu bạn cần viết cho một cơ quan thay người thân, Letrin soạn một bản nháp trả lời bằng tiếng Hà Lan hành chính. Thông tin rằng giấy ủy quyền được gửi kèm, bạn cần tự thêm vào bản nháp.

Letrin không bao giờ hỏi thông tin DigiD ở bất kỳ bước nào. Việc đăng nhập vào các hệ thống chính thức luôn nằm trong tay bạn hoặc người đại diện hợp pháp của bạn.

Đối chiếu với giấy

Cơ quan nào nhận ủy quyền cho những dịch vụ nào và thời hạn dài nhất được phép là bao lâu có thể thay đổi theo thời gian; thông tin mới nhất có trên machtigen.digid.nl và trang web của cơ quan liên quan. Về bewind hay mentorschapgiám hộ về việc cá nhân, Juridisch Loket cung cấp thông tin miễn phí.