DigiD Machtigen: hacer trámites oficiales en nombre de un familiar

Cuando un familiar mayor no habla neerlandés o tiene dificultades con los trámites en línea, muchas veces son sus hijos quienes llevan sus impuestos, sus toeslagen y sus asuntos con el ayuntamiento. El método más habitual es compartir el nombre de usuario y la contraseña de DigiD. Sin embargo, según las condiciones de uso de DigiD, los datos de acceso no se pueden compartir con otra persona. Si en un trámite hecho así aparece un error o una declaración incorrecta, el organismo da por hecho que lo hizo el titular del DigiD, y la responsabilidad es suya.

Para esta necesidad existe una vía oficial: la machtigingautorización · El permiso que se da a otra persona para hacer trámites en tu nombre. La persona que ayuda entra con su propio DigiD; el sistema registra tanto quién hace el trámite como en nombre de quién lo hace.

Cómo funciona DigiD Machtigensistema de autorizaciones de DigiD

En el proceso hay dos partes: el poderdante (volmachtgeverpoderdante) y el apoderado (gemachtigdeapoderado). El apoderado tiene que tener su propio DigiD.

1. Solicitud de la autorización. En machtigen.digid.nl se elige para qué servicio de qué organismo se da la autorización. La solicitud se puede hacer aunque el poderdante no tenga DigiD.
2. Envío del código. La machtigingscodecódigo de autorización · El código que llega por correo para activar la autorización se envía por correo postal al domicilio del poderdante y llega en unos días laborables.
3. Activación. El apoderado entra en machtigen.digid.nl con su propio DigiD e introduce el código recibido por correo junto con el BSNnúmero de servicio ciudadano del poderdante.
4. Trámite. En la web del organismo correspondiente, el apoderado elige una opción como "Inloggen voor iemand andersentrar en nombre de otra persona" y entra con su propio DigiD, pero en nombre del poderdante. En la Belastingdienst esta opción se ofrece a través de Mijn Belastingdienst.

Que el código solo se envíe a la dirección del poderdante es una medida de seguridad: así nadie puede conseguir una autorización en su nombre sin que la persona lo sepa.

Alcance y duración

• Cada autorización vale para un solo servicio. Por ejemplo, una autorización dada en la Belastingdienst para la declaración de la renta no cubre los trámites de toeslag. Para varios servicios hacen falta varias autorizaciones; se pueden pedir a la vez.
• La duración es limitada. Al dar la autorización se elige su vigencia, por ejemplo un día o un año. Cada organismo fija la duración máxima permitida para sus servicios.
• La autorización se puede revocar siempre. El poderdante puede ponerle fin en machtigen.digid.nl con la opción "Machtigingautorización · El permiso que se da a otra persona para hacer trámites en tu nombre intrekkenrevocar". Desde ese momento el apoderado ya no puede hacer el trámite en cuestión.

Cuando termina la vigencia, la autorización se extingue sola. Para trámites que se repiten cada año, como la declaración, puede hacer falta una autorización nueva cada año.

Organismos que no ofrecen autorización digital

No todos los organismos están conectados a DigiD Machtigensistema de autorizaciones de DigiD. Cuando otra persona tiene que redactar un escrito de recurso o hablar con el organismo, la mayoría de los organismos pide una autorización por escrito (schriftelijke machtigingautorización por escrito). Algunos tienen un formulario ya preparado; si no lo hay, basta un escrito breve. Una autorización por escrito suele incluir:

• nombre, dirección y fecha de nacimiento del poderdante,
• nombre y dirección del apoderado,
• para qué trámite o expediente se da la autorización (con el número de referencia del organismo),
• fecha y firma del poderdante.

A veces los organismos piden además una copia del documento de identidad del poderdante. Al enviar una copia, puedes ocultar el BSNnúmero de servicio ciudadano y la foto con la aplicación KopieID del Rijksoverheid y escribir encima para qué fin se entrega la copia.

Autorizar a una empresa

La autorización a una empresa, como un asesor fiscal o una gestoría, también se da a través de DigiD Machtigensistema de autorizaciones de DigiD. La empresa entra con eHerkenningsistema de acceso para empresas, el sistema pensado para empresas, en lugar de DigiD. El funcionamiento es el mismo: el código se envía al poderdante, y la empresa no puede actuar en nombre de la persona hasta que se le pase ese código.

Apoyo a largo plazo: bewind, mentorschaptutela para asuntos personales y curatelecuratela completa

Si un familiar no va a poder llevar sus propios asuntos durante mucho tiempo, por enfermedad, demencia o deudas graves, puede que las autorizaciones sueltas no basten. En ese caso se acude al kantonrechterjuez de distrito, y el juez puede acordar una de estas medidas:

Medida	Alcance
beschermingsbewindadministración protectora del patrimonio	Asuntos económicos: facturas, deudas, cuentas bancarias.
mentorschaptutela para asuntos personales	Asuntos personales: cuidados, tratamiento, lugar de residencia.
curatelecuratela completa	Ambos. Es la medida más amplia; la persona ya no puede realizar por sí misma muchos actos jurídicos.

Los familiares pueden ser nombrados bewindvoerder o mentor. La solicitud la puede presentar la propia persona o su familia; la decisión corresponde al juez. Mientras que una autorización se puede revocar cuando se quiera, estas medidas solo se levantan con una nueva resolución judicial.

Frases sobre autorizaciones en las cartas

En las cartas de los organismos, la autorización suele aparecer con frases parecidas a estas:

• "Wilt u dat iemand anders deze zaken voor u regelt? Dan heeft u een machtigingautorización · El permiso que se da a otra persona para hacer trámites en tu nombre nodig." Si quieres que otra persona se encargue de estos trámites, necesitas una autorización.
• "Wij hebben uw machtigingautorización · El permiso que se da a otra persona para hacer trámites en tu nombre ontvangen." La autorización ha llegado al organismo y se ha tramitado.
• "De machtigingautorización · El permiso que se da a otra persona para hacer trámites en tu nombre is verlopen." La autorización ha caducado; hay que pedir una nueva.

Si recibes una carta con una machtigingscodecódigo de autorización · El código que llega por correo para activar la autorización que no esperabas, no compartas el código con nadie y ponte en contacto con el DigiD Helpdesk. Esa carta significa que alguien ha pedido una autorización en tu nombre.

El papel de Letrin en este proceso

Si llevas las cartas de un familiar, Letrin puede dar la explicación también en su idioma. La carta se lee una sola vez y la explicación se puede pedir además en un segundo idioma. El segundo idioma usa un crédito; la explicación de la misma carta se guarda en cada idioma y se puede pasar de uno a otro.

Si tienes que escribir a un organismo en nombre de tu familiar, Letrin prepara un borrador de respuesta en neerlandés formal. La indicación de que la autorización va adjunta tienes que añadirla tú al borrador.

Letrin no pide en ningún momento los datos de acceso de DigiD. El acceso a los sistemas oficiales queda siempre en tus manos o en las de tu representante legal.

Compruébalo en el papel

Qué organismos aceptan autorizaciones, para qué servicios y con qué duración máxima puede cambiar con el tiempo; la información actualizada está en machtigen.digid.nl y en la web del organismo correspondiente. Sobre bewind o mentorschaptutela para asuntos personales, Juridisch Loket informa gratis.