DigiD Machtigen : faire des démarches officielles au nom d'un proche

Quand un parent âgé ne parle pas néerlandais ou a du mal avec les démarches en ligne, ce sont souvent ses enfants qui s'occupent de ses impôts, de ses toeslagen et de ses affaires avec la commune. La méthode la plus répandue consiste alors à partager le nom d'utilisateur et le mot de passe DigiD. Or, selon les conditions d'utilisation de DigiD, les identifiants ne peuvent pas être partagés avec une autre personne. Si une démarche faite de cette façon contient une erreur ou une déclaration inexacte, l'organisme considère que c'est le titulaire du DigiD qui l'a faite, et la responsabilité lui revient.

Il existe un dispositif officiel pour ce besoin : la machtigingprocuration · L'autorisation donnée à une autre personne d'agir en ton nom. La personne qui aide se connecte avec son propre DigiD ; le système enregistre à la fois qui fait la démarche et au nom de qui elle est faite.

Comment fonctionne DigiD Machtigensystème de procuration de DigiD

La procédure a deux parties : le mandant (volmachtgevermandant) et le mandataire (gemachtigdemandataire). Le mandataire doit avoir son propre DigiD.

1. La demande de procuration. Sur machtigen.digid.nl, on choisit l'organisme et le service pour lesquels la procuration est donnée. La demande reste possible même si le mandant n'a pas de DigiD.
2. L'envoi du code. La machtigingscodecode de procuration · Le code envoyé par courrier pour activer la procuration est envoyée par courrier à l'adresse du domicile du mandant et arrive en quelques jours ouvrables.
3. L'activation. Le mandataire se connecte sur machtigen.digid.nl avec son propre DigiD et saisit le code reçu par courrier, avec le BSNnuméro de service citoyen du mandant.
4. La démarche. Sur le site de l'organisme concerné, le mandataire choisit une option comme "Inloggen voor iemand andersse connecter pour quelqu'un d'autre" et se connecte avec son propre DigiD, mais au nom du mandant. À la Belastingdienst, cette option se trouve dans Mijn Belastingdienst.

Le fait que le code parte uniquement à l'adresse du mandant est une mesure de sécurité : personne ne peut ainsi obtenir une procuration à son nom sans qu'il le sache.

Portée et durée

• Chaque procuration vaut pour un seul service. Par exemple, une procuration donnée à la Belastingdienst pour la déclaration d'impôt sur le revenu ne couvre pas les démarches de toeslag. Plusieurs services demandent plusieurs procurations ; elles peuvent être demandées en même temps.
• La durée est limitée. On choisit la durée de validité au moment de donner la procuration, par exemple un jour ou un an. Chaque organisme fixe la durée maximale autorisée pour ses propres services.
• Une procuration peut toujours être retirée. Le mandant peut y mettre fin sur machtigen.digid.nl avec l'option "Machtigingprocuration · L'autorisation donnée à une autre personne d'agir en ton nom intrekkenretirer". À partir de ce moment, le mandataire ne peut plus faire la démarche concernée.

À la fin de la durée choisie, la procuration prend fin d'elle-même. Pour les démarches qui reviennent chaque année, comme la déclaration, une nouvelle procuration peut être nécessaire chaque année.

Les organismes sans procuration numérique

Tous les organismes ne sont pas reliés à DigiD Machtigensystème de procuration de DigiD. Quand quelqu'un d'autre doit rédiger une réclamation ou parler avec l'organisme, la plupart des organismes demandent une procuration écrite (schriftelijke machtigingprocuration écrite). Certains proposent un formulaire tout prêt ; à défaut, un court courrier suffit. Une procuration écrite contient en général :

• le nom, l'adresse et la date de naissance du mandant,
• le nom et l'adresse du mandataire,
• la démarche ou le dossier pour lequel la procuration est donnée (avec le numéro de référence de l'organisme),
• la date et la signature du mandant.

Les organismes demandent parfois aussi une copie de la pièce d'identité du mandant. Pour envoyer une copie, tu peux masquer le BSNnuméro de service citoyen et la photo avec l'application KopieID du Rijksoverheid, et écrire dessus dans quel but la copie est remise.

Une procuration à une entreprise

Donner une procuration à une entreprise, comme un conseiller fiscal ou un cabinet comptable, passe aussi par DigiD Machtigensystème de procuration de DigiD. L'entreprise, elle, se connecte avec eHerkenningsystème de connexion pour les entreprises, le système conçu pour les entreprises, à la place de DigiD. Le fonctionnement est le même : le code est envoyé au mandant, et l'entreprise ne peut pas agir au nom de la personne tant que ce code ne lui a pas été transmis.

Soutien de longue durée : bewind, mentorschapprotection pour les affaires personnelles et curatelecuratelle complète

Si un proche ne peut plus gérer ses propres affaires pendant longtemps, pour cause de maladie, de démence ou de lourdes dettes par exemple, des procurations au cas par cas peuvent ne pas suffire. Dans ce cas, on s'adresse au kantonrechterjuge cantonal, et le juge peut prononcer l'une des mesures suivantes :

Mesure	Portée
beschermingsbewindadministration protectrice des finances	Les finances : factures, dettes, comptes bancaires.
mentorschapprotection pour les affaires personnelles	Les affaires personnelles : soins, traitement, lieu de vie.
curatelecuratelle complète	Les deux. C'est la mesure la plus large ; la personne ne peut plus accomplir elle-même de nombreux actes juridiques.

Des membres de la famille peuvent être nommés bewindvoerder ou mentor. La demande peut venir de la personne elle-même ou de sa famille ; la décision revient au juge. Alors qu'une procuration peut être retirée à tout moment, ces mesures ne peuvent être levées que par une nouvelle décision du juge.

Les formules sur la procuration dans les lettres

Dans les lettres des organismes, la procuration apparaît en général avec des formules comme celles-ci :

• "Wilt u dat iemand anders deze zaken voor u regelt? Dan heeft u een machtigingprocuration · L'autorisation donnée à une autre personne d'agir en ton nom nodig." Si tu veux que quelqu'un d'autre s'occupe de ces démarches, il faut une procuration.
• "Wij hebben uw machtigingprocuration · L'autorisation donnée à une autre personne d'agir en ton nom ontvangen." La procuration est arrivée chez l'organisme et a été prise en compte.
• "De machtigingprocuration · L'autorisation donnée à une autre personne d'agir en ton nom is verlopen." La procuration a expiré ; il faut en demander une nouvelle.

Si tu reçois une lettre avec une machtigingscodecode de procuration · Le code envoyé par courrier pour activer la procuration que tu n'attendais pas, ne partage le code avec personne et contacte la DigiD Helpdesk. Cette lettre signifie que quelqu'un a demandé une procuration à ton nom.

Le rôle de Letrin dans cette démarche

Si tu suis les lettres d'un proche, Letrin peut aussi donner l'explication dans sa langue. La lettre est lue une seule fois, et l'explication peut être demandée dans une deuxième langue. La deuxième langue utilise un crédit ; l'explication de la même lettre est conservée dans chaque langue et tu peux passer de l'une à l'autre.

Si tu dois écrire à un organisme au nom de ton proche, Letrin prépare un brouillon de réponse en néerlandais formel. Tu dois ajouter toi-même au brouillon la mention que la procuration est jointe.

Letrin ne demande jamais tes identifiants DigiD. La connexion aux systèmes officiels reste toujours entre tes mains ou celles de ton représentant légal.

Vérifie sur le papier

Les organismes qui acceptent une procuration, les services concernés et la durée maximale autorisée peuvent changer avec le temps ; les informations à jour se trouvent sur machtigen.digid.nl et sur le site de l'organisme concerné. Pour le bewind ou le mentorschapprotection pour les affaires personnelles, le Juridisch Loket informe gratuitement.