DigiD Machtigen: amtliche Angelegenheiten für Angehörige erledigen

Spricht ein älteres Familienmitglied kein Niederländisch oder tut es sich mit digitalen Diensten schwer, kümmern sich oft die Kinder um Steuern, toeslagen und die Angelegenheiten mit der Gemeinde. Am häufigsten wird dabei der DigiD-Benutzername samt Passwort weitergegeben. Nach den Nutzungsbedingungen von DigiD dürfen Zugangsdaten aber nicht mit anderen geteilt werden. Taucht bei etwas, das auf diesem Weg erledigt wurde, ein Fehler oder eine falsche Angabe auf, geht die Stelle davon aus, dass der Inhaber der DigiD selbst gehandelt hat, und die Verantwortung liegt bei ihm.

Für genau diesen Bedarf gibt es eine amtliche Regelung: die machtigingVollmacht · Die Erlaubnis, dass jemand anders in deinem Namen handelt. Wer hilft, meldet sich mit der eigenen DigiD an, und das System hält fest, wer handelt und in wessen Namen.

Wie DigiD Machtigendas Vollmachtsystem von DigiD funktioniert

Es gibt zwei Seiten: den Vollmachtgeber (volmachtgeverVollmachtgeber) und den Bevollmächtigten (gemachtigdeBevollmächtigter). Der Bevollmächtigte braucht eine eigene DigiD.

1. Die Vollmacht beantragen. Auf machtigen.digid.nl wählt man aus, für welchen Dienst welcher Stelle die Vollmacht gelten soll. Der Antrag ist auch möglich, wenn der Vollmachtgeber keine DigiD hat.
2. Der Code wird verschickt. Der machtigingscodeVollmachtscode · Der Code, der per Post kommt, um die Vollmacht zu aktivieren geht per Post an die Wohnadresse des Vollmachtgebers und kommt innerhalb weniger Werktage an.
3. Aktivieren. Der Bevollmächtigte meldet sich mit der eigenen DigiD auf machtigen.digid.nl an und gibt den Code aus dem Brief zusammen mit der BSNBürgerservicenummer des Vollmachtgebers ein.
4. Handeln. Auf der Website der jeweiligen Stelle meldet sich der Bevollmächtigte über eine Option wie "Inloggen voor iemand andersfür jemand anderen anmelden" mit der eigenen DigiD an, aber im Namen des Vollmachtgebers. Bei der Belastingdienst geht das über Mijn Belastingdienst.

Dass der Code nur an die Adresse des Vollmachtgebers geht, ist eine Sicherheitsmaßnahme: So kann niemand ohne Wissen der Person eine Vollmacht in ihrem Namen bekommen.

Umfang und Dauer

• Jede Vollmacht gilt für einen einzigen Dienst. Bei der Belastingdienst deckt eine Vollmacht für die Einkommensteuererklärung zum Beispiel keine toeslagen ab. Für mehrere Dienste braucht man mehrere Vollmachten; sie lassen sich gleichzeitig beantragen.
• Die Dauer ist begrenzt. Beim Erteilen wählt man die Gültigkeitsdauer, zum Beispiel einen Tag oder ein Jahr. Jede Stelle legt selbst fest, wie lange eine Vollmacht für ihre Dienste höchstens gelten darf.
• Eine Vollmacht lässt sich jederzeit widerrufen. Der Vollmachtgeber kann sie auf machtigen.digid.nl mit der Option "MachtigingVollmacht · Die Erlaubnis, dass jemand anders in deinem Namen handelt intrekkenwiderrufen" beenden. Ab diesem Moment kann der Bevollmächtigte die Angelegenheit nicht mehr erledigen.

Läuft die Dauer ab, endet die Vollmacht von selbst. Für Dinge, die jedes Jahr wiederkehren, wie die Steuererklärung, kann jedes Jahr eine neue Vollmacht nötig sein.

Stellen ohne digitale Vollmacht

Nicht jede Stelle ist an DigiD Machtigendas Vollmachtsystem von DigiD angeschlossen. Soll jemand anders einen Widerspruch schreiben oder mit der Stelle sprechen, verlangen die meisten Stellen eine schriftliche Vollmacht (schriftelijke machtigingschriftliche Vollmacht). Manche bieten dafür ein fertiges Formular an; gibt es keines, genügt ein kurzes Schreiben. In einer schriftlichen Vollmacht stehen in der Regel:

• Name, Adresse und Geburtsdatum des Vollmachtgebers,
• Name und Adresse des Bevollmächtigten,
• für welche Angelegenheit oder Akte die Vollmacht gilt (mit dem Aktenzeichen der Stelle),
• Datum und Unterschrift des Vollmachtgebers.

Manchmal verlangen Stellen zusätzlich eine Kopie des Ausweises des Vollmachtgebers. Schickst du eine Ausweiskopie, kannst du mit der App KopieID der Rijksoverheid die BSNBürgerservicenummer und das Foto abdecken und auf die Kopie schreiben, wofür sie bestimmt ist.

Vollmacht für ein Unternehmen

Auch die Vollmacht für ein Unternehmen, etwa einen Steuerberater oder ein Buchhaltungsbüro, läuft über DigiD Machtigendas Vollmachtsystem von DigiD. Das Unternehmen meldet sich statt mit DigiD mit eHerkenningAnmeldesystem für Unternehmen an, dem Anmeldesystem für Firmen. Der Ablauf ist derselbe: Der Code geht an den Vollmachtgeber, und das Unternehmen kann erst in dessen Namen handeln, wenn der Code weitergegeben wurde.

Dauerhafte Unterstützung: bewind, mentorschapBetreuung in persönlichen Angelegenheiten und curateleumfassende Vormundschaft

Kann ein Angehöriger wegen Krankheit, Demenz oder hoher Schulden zum Beispiel über längere Zeit seine Angelegenheiten nicht selbst regeln, reichen einzelne Vollmachten womöglich nicht aus. Dann wird ein Antrag beim kantonrechterAmtsrichter gestellt, und der Richter kann eine dieser Maßnahmen anordnen:

Maßnahme	Was sie umfasst
beschermingsbewindVermögensbetreuung	Geldangelegenheiten: Rechnungen, Schulden, Bankkonten.
mentorschapBetreuung in persönlichen Angelegenheiten	Persönliche Angelegenheiten: Pflege, Behandlung, Wohnort.
curateleumfassende Vormundschaft	Beides. Die weitestgehende Maßnahme; die Person kann viele Rechtsgeschäfte nicht mehr selbst vornehmen.

Familienangehörige können als bewindvoerder oder mentor eingesetzt werden. Den Antrag kann die Person selbst oder ihre Familie stellen; die Entscheidung trifft der Richter. Eine Vollmacht lässt sich jederzeit widerrufen, diese Maßnahmen dagegen nur durch eine neue Entscheidung des Richters aufheben.

Formulierungen zur Vollmacht in Briefen

In Briefen der Stellen taucht das Thema Vollmacht meist in Formulierungen wie diesen auf:

• "Wilt u dat iemand anders deze zaken voor u regelt? Dan heeft u een machtigingVollmacht · Die Erlaubnis, dass jemand anders in deinem Namen handelt nodig." Soll jemand anders diese Angelegenheiten für dich erledigen, brauchst du eine Vollmacht.
• "Wij hebben uw machtigingVollmacht · Die Erlaubnis, dass jemand anders in deinem Namen handelt ontvangen." Die Vollmacht ist bei der Stelle eingegangen und wird bearbeitet.
• "De machtigingVollmacht · Die Erlaubnis, dass jemand anders in deinem Namen handelt is verlopen." Die Vollmacht ist abgelaufen; eine neue muss beantragt werden.

Bekommst du einen Brief mit einem machtigingscodeVollmachtscode · Der Code, der per Post kommt, um die Vollmacht zu aktivieren, den du nicht erwartet hast, gib den Code an niemanden weiter und wende dich an den DigiD Helpdesk. Ein solcher Brief bedeutet, dass jemand eine Vollmacht in deinem Namen beantragt hat.

Was Letrin dabei tut

Wenn du die Briefe eines Angehörigen im Blick behältst, kann Letrin die Erklärung auch in dessen Sprache geben. Der Brief wird einmal eingescannt, und die Erklärung lässt sich zusätzlich in einer zweiten Sprache anfordern. Die zweite Sprache kostet ein Guthaben; die Erklärung desselben Briefes wird in jeder Sprache gespeichert, und du kannst zwischen ihnen wechseln.

Musst du einer Stelle im Namen deines Angehörigen schreiben, erstellt Letrin einen Antwortentwurf in formellem Niederländisch. Den Hinweis, dass die Vollmacht beiliegt, musst du selbst in den Entwurf einfügen.

Letrin fragt zu keinem Zeitpunkt nach DigiD-Daten. Die Anmeldung bei amtlichen Systemen bleibt immer in deiner Hand oder in der des gesetzlichen Vertreters.

Prüf es am Papier

Welche Stellen für welche Dienste eine Vollmacht annehmen und wie lange sie höchstens gelten darf, kann sich mit der Zeit ändern; aktuelle Angaben findest du auf machtigen.digid.nl und auf der Website der jeweiligen Stelle. Zu bewind und mentorschapBetreuung in persönlichen Angelegenheiten informiert das Juridisch Loket kostenlos.