DigiD Machtigen: mengurus urusan resmi atas nama anggota keluarga

Urusan pajak, toeslag, dan kotamadya milik orang tua yang tidak bisa berbahasa Belanda atau kesulitan dengan urusan digital sering kali dijalankan oleh anak-anaknya. Cara yang paling sering dipakai untuk itu adalah berbagi nama pengguna dan kata sandi DigiD. Namun menurut syarat penggunaan DigiD, data login tidak boleh dibagikan kepada orang lain. Kalau dalam urusan yang dijalankan dengan cara ini muncul kesalahan atau pernyataan yang keliru, instansi menganggap bahwa pemilik DigiD sendiri yang melakukannya, dan tanggung jawabnya ada padanya.

Untuk kebutuhan ini ada pengaturan resmi: machtigingsurat kuasa · Izin agar orang lain bisa bertindak atas namamu. Orang yang membantu masuk dengan DigiD-nya sendiri; sistem mencatat siapa yang bertindak sekaligus atas nama siapa ia bertindak.

Cara kerja DigiD Machtigensistem kuasa DigiD

Ada dua pihak dalam prosesnya: pemberi kuasa (volmachtgeverpemberi kuasa) dan penerima kuasa (gemachtigdepenerima kuasa). Penerima kuasa harus punya DigiD sendiri.

1. Permintaan kuasa. Di machtigen.digid.nl dipilih untuk layanan apa dari instansi mana kuasa diberikan. Permintaan tetap bisa diajukan meskipun pemberi kuasa tidak punya DigiD.
2. Pengiriman kode. Machtigingscodekode kuasa · Kode yang dikirim lewat pos untuk mengaktifkan kuasa dikirim lewat pos ke alamat rumah pemberi kuasa dan sampai dalam beberapa hari kerja.
3. Pengaktifan. Penerima kuasa masuk ke machtigen.digid.nl dengan DigiD-nya sendiri, lalu memasukkan kode dari pos itu bersama BSNnomor layanan warga pemberi kuasa.
4. Mengurus. Di situs web instansi terkait, penerima kuasa memilih opsi seperti "Inloggen voor iemand andersmasuk atas nama orang lain" dan masuk dengan DigiD-nya sendiri, tetapi atas nama pemberi kuasa. Di Belastingdienst opsi ini tersedia lewat Mijn Belastingdienst.

Kode yang hanya dikirim ke alamat pemberi kuasa adalah langkah pengamanan: dengan begitu tidak ada yang bisa mendapat kuasa atas nama seseorang tanpa sepengetahuannya.

Cakupan dan jangka waktu

• Setiap kuasa berlaku untuk satu layanan. Misalnya, kuasa yang diberikan di Belastingdienst untuk SPT pajak penghasilan tidak mencakup urusan toeslag. Untuk beberapa layanan diperlukan kuasa terpisah; semuanya bisa diminta sekaligus.
• Jangka waktunya terbatas. Saat memberi kuasa, masa berlakunya dipilih; misalnya satu hari atau satu tahun. Setiap instansi menentukan jangka waktu terpanjang yang diizinkan untuk layanannya.
• Kuasa selalu bisa dicabut. Pemberi kuasa bisa mengakhirinya di machtigen.digid.nl lewat opsi "Machtigingsurat kuasa · Izin agar orang lain bisa bertindak atas namamu intrekkenmencabut". Sejak saat itu penerima kuasa tidak bisa lagi mengurus hal tersebut.

Kalau jangka waktunya habis, kuasa berakhir dengan sendirinya. Untuk urusan yang berulang setiap tahun, seperti SPT, mungkin diperlukan kuasa baru setiap tahun.

Instansi yang tidak menyediakan kuasa digital

Tidak semua instansi tersambung ke DigiD Machtigensistem kuasa DigiD. Kalau surat keberatan perlu ditulis orang lain atau orang lain perlu berbicara dengan instansi, sebagian besar instansi meminta surat kuasa tertulis (schriftelijke machtigingsurat kuasa tertulis). Sebagian instansi menyediakan formulir siap pakai untuk itu; kalau tidak ada formulir, surat pendek sudah cukup. Surat kuasa tertulis biasanya memuat data berikut:

• nama, alamat, dan tanggal lahir pemberi kuasa,
• nama dan alamat penerima kuasa,
• untuk urusan atau berkas apa kuasa itu diberikan (beserta nomor referensi instansi),
• tanggal dan tanda tangan pemberi kuasa.

Kadang instansi juga meminta salinan dokumen identitas pemberi kuasa. Saat mengirim salinan identitas, kamu bisa menutupi BSNnomor layanan warga dan foto dengan aplikasi KopieID dari Rijksoverheid, dan menuliskan di salinan itu untuk keperluan apa ia diberikan.

Kuasa untuk perusahaan

Memberi kuasa kepada perusahaan, seperti konsultan pajak atau kantor akuntan, juga dilakukan lewat DigiD Machtigensistem kuasa DigiD. Pihak perusahaan tidak masuk dengan DigiD, melainkan dengan eHerkenningsistem login untuk perusahaan, yang dibuat untuk pelaku usaha. Cara kerjanya sama: kode dikirim kepada pemberi kuasa, dan perusahaan tidak bisa bertindak atas nama orang itu sebelum kode tersebut diserahkan.

Dukungan jangka panjang: bewind, mentorschapperwalian urusan pribadi, dan curatelepengampuan penuh

Kalau seorang anggota keluarga karena sakit, demensia, atau utang berat tidak akan mampu mengurus urusannya sendiri dalam waktu lama, kuasa yang diberikan satu per satu bisa jadi tidak cukup. Dalam hal ini diajukan permohonan kepada kantonrechterhakim pengadilan kanton, dan hakim bisa menetapkan salah satu tindakan berikut:

Tindakan	Cakupan
beschermingsbewindpengelolaan perlindungan urusan keuangan	Urusan keuangan: tagihan, utang, rekening bank.
mentorschapperwalian urusan pribadi	Urusan pribadi: perawatan, pengobatan, tempat tinggal.
curatelepengampuan penuh	Keduanya. Ini tindakan yang paling luas; orang itu tidak lagi bisa melakukan banyak perbuatan hukum sendiri.

Anggota keluarga bisa ditunjuk sebagai bewindvoerder atau mentor. Permohonannya bisa diajukan oleh orang itu sendiri maupun keluarganya; keputusannya ada pada hakim. Kuasa bisa dicabut kapan saja, sedangkan tindakan-tindakan ini hanya bisa dihapus dengan putusan hakim yang baru.

Ungkapan tentang kuasa dalam surat

Dalam surat instansi, soal kuasa biasanya muncul dengan ungkapan yang mirip dengan berikut:

• "Wilt u dat iemand anders deze zaken voor u regelt? Dan heeft u een machtigingsurat kuasa · Izin agar orang lain bisa bertindak atas namamu nodig." Kalau kamu ingin orang lain mengurus hal-hal ini, diperlukan kuasa.
• "Wij hebben uw machtigingsurat kuasa · Izin agar orang lain bisa bertindak atas namamu ontvangen." Kuasa sudah sampai di instansi dan sedang diproses.
• "De machtigingsurat kuasa · Izin agar orang lain bisa bertindak atas namamu is verlopen." Masa berlaku kuasa sudah habis; kuasa baru harus diminta.

Kalau kamu menerima surat machtigingscodekode kuasa · Kode yang dikirim lewat pos untuk mengaktifkan kuasa yang tidak kamu duga, jangan bagikan kodenya kepada siapa pun dan hubungi DigiD Helpdesk. Surat itu berarti ada orang yang meminta kuasa atas namamu.

Peran Letrin dalam proses ini

Kalau kamu yang mengikuti surat-surat anggota keluargamu, Letrin juga bisa memberikan penjelasannya dalam bahasa orang itu. Suratnya cukup dipindai sekali, dan penjelasannya bisa diminta dalam bahasa kedua. Bahasa kedua memakai satu kredit; penjelasan surat yang sama dalam setiap bahasa disimpan, dan kamu bisa berpindah di antaranya.

Kalau kamu perlu menulis kepada suatu instansi atas nama anggota keluargamu, Letrin menyiapkan draf balasan dalam bahasa Belanda resmi. Keterangan bahwa surat kuasa dikirim sebagai lampiran perlu kamu tambahkan sendiri ke dalam draf.

Letrin tidak pernah meminta data DigiD di tahap mana pun. Masuk ke sistem resmi selalu tetap di bawah kendalimu atau kuasa hukummu.

Periksa lewat kertasnya

Instansi mana yang menerima kuasa untuk layanan apa, dan jangka waktu terpanjang yang diizinkan, bisa berubah dari waktu ke waktu; informasi terbarunya ada di machtigen.digid.nl dan di situs web instansi terkait. Tentang bewind atau mentorschapperwalian urusan pribadi, Juridisch Loket memberi informasi gratis.