DigiD Machtigen: bir yakının adına resmî işlem yapmak

Hollandaca bilmeyen ya da dijital işlemlerde zorlanan bir aile büyüğünün vergi, toeslag ve belediye işlerini çoğu zaman çocukları yürütür. Bu yapılırken sıkça başvurulan yöntem, DigiD kullanıcı adı ve şifresinin paylaşılmasıdır. Ancak DigiD'nin kullanım şartlarına göre giriş bilgileri başka biriyle paylaşılamaz. Bu yolla yapılan bir işlemde hata ya da yanlış beyan ortaya çıkarsa, kurum işlemi DigiD sahibinin yaptığını kabul eder ve sorumluluk ona ait olur.

Bu ihtiyaç için resmî bir düzenleme bulunur: machtigingvekâlet · Başka birinin senin adına işlem yapmasına verilen izin. Yardım eden kişi kendi DigiD'siyle giriş yapar; sistem hem kimin işlem yaptığını hem de kimin adına işlem yapıldığını kayıt altına alır.

DigiD MachtigenDigiD vekâlet sistemi'in işleyişi

Süreçte iki taraf vardır: vekâlet veren (volmachtgevervekâlet veren) ve vekil (gemachtigdevekil). Vekilin kendi DigiD'sine sahip olması gerekir.

1. Vekâlet talebi. machtigen.digid.nl adresinde, hangi kurumun hangi hizmeti için vekâlet verileceği seçilir. Vekâlet veren kişinin DigiD'si yoksa talep yine de yapılabilir.
2. Kodun gönderilmesi. Machtigingscodevekâlet kodu · Vekâleti etkinleştirmek için postayla gönderilen kod, vekâlet veren kişinin ev adresine postayla gönderilir ve birkaç iş günü içinde ulaşır.
3. Etkinleştirme. Vekil kendi DigiD'siyle machtigen.digid.nl adresine giriş yapar ve postayla gelen kodu, vekâlet veren kişinin BSNvatandaşlık servis numarası'i ile birlikte girer.
4. İşlem. Vekil, ilgili kurumun internet sitesinde "Inloggen voor iemand andersbaşkası adına giriş" gibi bir seçenekle, kendi DigiD'siyle ancak vekâlet veren kişi adına giriş yapar. Belastingdienst'te bu seçenek Mijn Belastingdienst üzerinden sunulur.

Kodun yalnızca vekâlet veren kişinin adresine gönderilmesi bir güvenlik önlemidir: bu sayede kişinin haberi olmadan onun adına vekâlet alınması önlenir.

Kapsam ve süre

• Her vekâlet tek bir hizmet için geçerlidir. Örneğin Belastingdienst'te gelir vergisi beyannamesi için verilen vekâlet, toeslag işlemlerini kapsamaz. Birden fazla hizmet için ayrı vekâletler gerekir; bunlar aynı anda talep edilebilir.
• Süre sınırlıdır. Vekâlet verilirken geçerlilik süresi seçilir; örneğin bir gün ya da bir yıl. Her kurum, kendi hizmetleri için izin verilen en uzun süreyi belirler.
• Vekâlet her zaman geri alınabilir. Vekâlet veren, machtigen.digid.nl üzerinden "Machtigingvekâlet · Başka birinin senin adına işlem yapmasına verilen izin intrekkengeri almak" seçeneğiyle vekâleti sonlandırabilir. Bu andan itibaren vekil ilgili işlemi yapamaz.

Süre dolduğunda vekâlet kendiliğinden sona erer. Beyanname gibi her yıl tekrarlanan işlemler için her yıl yeni bir vekâlet gerekebilir.

Dijital vekâlet sunmayan kurumlar

Her kurum DigiD MachtigenDigiD vekâlet sistemi sistemine bağlı değildir. Bir itiraz dilekçesini başka birinin yazması ya da kurumla başka birinin görüşmesi gerektiğinde, kurumların çoğu yazılı vekâlet (schriftelijke machtigingyazılı vekâlet) ister. Bazı kurumlar bunun için hazır form sunar; form yoksa kısa bir yazı yeterli olur. Yazılı vekâlette genellikle şu bilgiler yer alır:

• vekâlet verenin adı, adresi ve doğum tarihi,
• vekilin adı ve adresi,
• vekâletin hangi işlem ya da dosya için verildiği (kurumun referans numarasıyla birlikte),
• tarih ve vekâlet verenin imzası.

Kurumlar bazen vekâlet verenin kimlik belgesinin bir kopyasını da talep eder. Kimlik kopyası gönderirken Rijksoverheid'in KopieID uygulamasıyla BSNvatandaşlık servis numarası ve fotoğrafı gizleyebilir, kopyanın hangi amaçla verildiğini üzerine yazabilirsin.

Şirketlere verilen vekâlet

Vergi danışmanı ya da muhasebe bürosu gibi bir şirkete vekâlet vermek de DigiD MachtigenDigiD vekâlet sistemi üzerinden yapılır. Şirket tarafı DigiD yerine, işletmeler için geliştirilmiş eHerkenningşirketler için giriş sistemi ile giriş yapar. İşleyiş aynıdır: kod vekâlet verene gönderilir ve şirket, bu kod iletilmeden kişi adına işlem yapamaz.

Uzun süreli destek: bewind, mentorschapkişisel işlerde vesayet ve curateletam vesayet

Bir yakının hastalık, demans ya da ağır borç gibi nedenlerle kendi işlerini uzun süre yürütemeyecek durumdaysa, tek tek verilen vekâletler yeterli olmayabilir. Bu durumda kantonrechtersulh hukuk hâkimi'e başvurulur ve hâkim aşağıdaki tedbirlerden birine karar verebilir:

Tedbir	Kapsamı
beschermingsbewindmali işlerde koruyucu yönetim	Mali işler: faturalar, borçlar, banka hesapları.
mentorschapkişisel işlerde vesayet	Kişisel işler: bakım, tedavi, yaşanacak yer.
curateletam vesayet	Her ikisi. En kapsamlı tedbirdir; kişi pek çok hukuki işlemi kendisi yapamaz hâle gelir.

Aile üyeleri bewindvoerder ya da mentor olarak atanabilir. Başvuruyu kişinin kendisi de ailesi de yapabilir; karar hâkime aittir. Vekâlet istenildiği zaman geri alınabilirken, bu tedbirler ancak yeni bir hâkim kararıyla kaldırılabilir.

Mektuplarda vekâletle ilgili ifadeler

Kurumların mektuplarında vekâlet konusu genellikle aşağıdakine benzer ifadelerle geçer:

• "Wilt u dat iemand anders deze zaken voor u regelt? Dan heeft u een machtigingvekâlet · Başka birinin senin adına işlem yapmasına verilen izin nodig." Bu işlemleri başka birinin yürütmesini istiyorsan vekâlet gerekir.
• "Wij hebben uw machtigingvekâlet · Başka birinin senin adına işlem yapmasına verilen izin ontvangen." Vekâlet kuruma ulaşmış ve işleme alınmıştır.
• "De machtigingvekâlet · Başka birinin senin adına işlem yapmasına verilen izin is verlopen." Vekâletin süresi dolmuştur; yeni bir vekâlet talep edilmelidir.

Beklemediğin bir machtigingscodevekâlet kodu · Vekâleti etkinleştirmek için postayla gönderilen kod mektubu aldıysan kodu kimseyle paylaşma ve DigiD Helpdesk ile iletişime geç. Bu mektup, birinin senin adına vekâlet talep ettiği anlamına gelir.

Letrin'in bu süreçteki rolü

Bir yakının mektuplarını sen takip ediyorsan, Letrin açıklamayı onun dilinde de sunabilir. Mektup bir kez okutulur ve açıklama ikinci bir dilde de istenebilir. İkinci dil bir kredi kullanır; aynı mektubun her dildeki açıklaması saklanır ve aralarında geçiş yapılabilir.

Bir kuruma yakının adına yazman gerekiyorsa Letrin resmî Hollandaca bir cevap taslağı hazırlar. Vekâletin ekte gönderildiği bilgisini taslağa ayrıca eklemen gerekir.

Letrin DigiD bilgilerini hiçbir aşamada istemez. Resmî sistemlere giriş her zaman senin ya da yasal vekilinin kontrolünde kalır.

Kâğıttan doğrula

Hangi kurumun hangi hizmetler için vekâlet kabul ettiği ve izin verilen en uzun süre zaman içinde değişebilir; güncel bilgiye machtigen.digid.nl ve ilgili kurumun internet sitesi üzerinden ulaşabilirsin. Bewind ya da mentorschapkişisel işlerde vesayet konusunda Juridisch Loket ücretsiz bilgi verir.