De 20 woorden die het vaakst in officiële brieven staan

Officiële brieven in Nederland komen van verschillende instanties, maar gebruiken grotendeels dezelfde taal. De Belastingdienst, de gemeente, UWV en de IND maken met dezelfde woorden een besluitbeslissing bekend, vragen om betaling en geven een termijnperiode, of één betaling van een regeling. Wie deze woorden kent, ziet sneller van wie een brief komt, wat er gevraagd wordt en voor welke datum.

In dit artikel hebben we de twintig woorden die je het vaakst tegenkomt verzameld, verdeeld over vier kopjes naar het deel van de brief waarin ze staan.

Datum en termijnperiode, of één betaling van een regeling

De regels die in een brief het zorgvuldigst gelezen moeten worden, zijn de data. Wie een termijnperiode, of één betaling van een regeling mist, kan het recht op bezwaarde instantie vragen het besluit te herzien verliezen of extra kosten bij de schuld krijgen.

Woord	Betekenis	Waar het in de brief staat en wat het betekent
dagtekeningdatum van de brief · De datum vanaf waar termijnen worden geteld	datum van de brief	Staat bovenaan de brief. De bezwaartermijn loopt meestal vanaf deze datum, niet vanaf de dag waarop de brief bij je aankwam.
termijnperiode, of één betaling van een regeling	periode, of één betaling van een regeling	"Binnen de termijnperiode, of één betaling van een regeling" betekent binnen de gestelde periode. Bij een betalingsregelingin termijnen betalen heet elke afzonderlijke betaling ook een termijnperiode, of één betaling van een regeling.
uiterlijkop zijn laatst	op zijn laatst	In "Uiterlijkop zijn laatst 15 oktober" is de genoemde datum de laatste dag.
kenmerkreferentienummer	referentienummer	Staat meestal rechtsboven. Je wordt ernaar gevraagd bij elke brief en elk telefoongesprek met de instantie.

Op welke dag een termijnperiode, of één betaling van een regeling begint, leggen we uitgebreider uit in ons artikel over termijnen.

Besluitbeslissing

Maakt een brief een besluitbeslissing bekend, dan staat aan het eind van dezelfde brief ook hoe je daartegen bezwaarde instantie vragen het besluit te herzien maakt.

Woord	Betekenis	Wat het betekent
besluitbeslissing	beslissing	De beslissing die de instantie over jou heeft genomen.
beschikkingbesluit van een instantie over één persoon	besluitbeslissing van een instantie over één persoon	Een officieel besluitbeslissing dat aan één persoon is gericht. Komt vaak voor in brieven over toeslagen, de WOZ-waarde en verkeersboetes.
aanslagbericht over de belasting die je betaalt of terugkrijgt · In gewone taal betekent het 'aanval'; in een belastingbrief staat erin welke belasting je moet betalen of terugkrijgt	bericht over de belasting die je betaalt of terugkrijgt	In gewone taal betekent het "aanval"; in een belastingbrief staat erin welke belasting je moet betalen of terugkrijgt. Een vertaling die de context negeert, kan dit woord verkeerd weergeven.
bezwaarde instantie vragen het besluit te herzien	de instantie vragen het besluitbeslissing te herzien	Je dient het in bij de instantie die het besluitbeslissing heeft genomen. De termijnperiode, of één betaling van een regeling is in de regel 6 weken.
beroepde zaak voorleggen aan de rechter	de zaak voorleggen aan de rechter	De volgende stap als het bezwaarde instantie vragen het besluit te herzien wordt afgewezen. Het gaat naar de rechter, niet naar de instantie.

Betaling

Woord	Betekenis	Wat het betekent
verschuldigdwat je moet betalen	wat je moet betalen	"Het verschuldigde bedrag" is het bedrag dat je schuldig bent.
voorschotbedrag dat vooraf wordt uitbetaald	bedrag dat vooraf wordt uitbetaald	Toeslagen worden als voorschotbedrag dat vooraf wordt uitbetaald betaald; na afloop van het jaar volgt de definitieve berekening en wat te veel is betaald, wordt teruggevraagd.
terugvorderingte veel betaald geld dat terug moet	te veel betaald geld dat terug moet	Het terugvragen van een bedrag dat te veel is uitbetaald.
betalingsregelingin termijnen betalen	in termijnen betalen	Vraag je aan als je een schuld niet in één keer kunt betalen.
boetegeldstraf	geldstraf	Een verzuimboete is een boetegeldstraf omdat een verplichting niet op tijd is nagekomen.

Waarschuwing en procedure

Woord	Betekenis	Wat het betekent
herinneringeerste waarschuwing om te betalen	eerste waarschuwing om te betalen	De eerste waarschuwing in het betaalproces, meestal zonder kosten.
aanmaningtweede, officiële herinnering	tweede, officiële herinneringeerste waarschuwing om te betalen	De tweede fase. Meestal komen er kosten bij en krijg je een nieuwe betaaltermijn.
ingebrekestellingofficiële waarschuwing dat je te laat bent	officiële waarschuwing dat je te laat bent	Een formele waarschuwing dat de schuldenaar in verzuim is. Vanaf deze fase kunnen rente en incassokosten gaan lopen.
bijlageextra stuk bij de brief	extra stuk bij de brief	Een formulier of overzicht dat met de brief is meegestuurd. "Zie bijlageextra stuk bij de brief" betekent dat er nog een document in de envelop zit.
machtigingtoestemming om voor iemand anders te handelen	toestemming om voor iemand anders te handelen	Toestemming waarmee iemand anders namens jou zaken kan regelen.
verzoekvraag van de instantie	vraag van de instantie	"Wij verzoeken u" klinkt als een beleefde vraag, maar meestal gaat het om iets wat van je verwacht wordt.

Vaste zinnen

De volgende zinnen staan letterlijk of bijna letterlijk in brieven van veel instanties:

• "U kunt binnen zes weken na de dagtekeningdatum van de brief · De datum vanaf waar termijnen worden geteld van deze brief bezwaarde instantie vragen het besluit te herzien maken." Je kunt tot 6 weken na de datum van deze brief bezwaarde instantie vragen het besluit te herzien maken.
• "Wij verzoeken u het bedrag uiterlijkop zijn laatst ... over te maken." Je moet het bedrag op zijn laatst op de genoemde datum betalen.
• "Bent u het niet eens met dit besluitbeslissing?" Als je het niet eens bent met dit besluitbeslissing. Na deze zin volgt altijd de uitleg over hoe je bezwaarde instantie vragen het besluit te herzien maakt.
• "Vermeld bij betaling het betalingskenmerk." Zet de betalingsreferentie bij je betaling. Zonder die referentie wordt de betaling mogelijk niet op de juiste schuld geboekt.
• "Heeft u al betaald? Dan kunt u deze brief als niet verzonden beschouwen." Als je al betaald hebt, hoef je niets met deze brief te doen.
• "Wij hebben uw gegevens nog niet ontvangen." De gegevens die van jou verwacht worden, zijn nog niet bij de instantie binnen. Deze zin komt meestal samen met een nieuwe termijnperiode, of één betaling van een regeling.

Van het woord naar de hele brief

Weten wat de woorden betekenen, is niet altijd genoeg om te begrijpen wat een brief van je wil. "Voorlopige aanslagbericht over de belasting die je betaalt of terugkrijgt · In gewone taal betekent het 'aanval'; in een belastingbrief staat erin welke belasting je moet betalen of terugkrijgt" betekent een aanslagbericht over de belasting die je betaalt of terugkrijgt · In gewone taal betekent het 'aanval'; in een belastingbrief staat erin welke belasting je moet betalen of terugkrijgt die nog niet definitief is, maar of de brief zegt dat je elke maand geld krijgt of dat je moet betalen, blijkt pas uit de regels van de berekening. En bij een "beschikkingbesluit van een instantie over één persoon" gaat het er vooral om of het besluitbeslissing in je voordeel of in je nadeel uitvalt.

Daarom raden we aan de woordenlijst als begin te zien. In de hele brief zoek je naar het antwoord op vier vragen: van wie komt de brief, wat is er besloten, wat wordt er van je gevraagd en voor welke datum moet dat gebeuren.

Wat Letrin met deze brieven doet

Letrin leest de foto van de brief op je telefoon en geeft het antwoord op die vier vragen in je eigen taal: het soort brief, de instantie die hem stuurde, een korte samenvatting, wat er van je gevraagd wordt, de stappen die je zet, de data en de bedragen. De woorden uit dit artikel blijven in de uitleg in het Nederlands staan, met de betekenis in je eigen taal ernaast. Zo herken je dezelfde termen als je de instantie schrijft of belt.

De foto verlaat je telefoon niet. Naar de server gaat alleen tekst die jij hebt goedgekeurd, met persoonsgegevens zoals je BSN en IBAN afgeschermd. Een account is niet nodig, en de eerste uitleg is gratis.

Controleer het op papier

Deze lijst geeft de algemene betekenis van de woorden; de juridische werking van een term kan per brief verschillen. We raden aan data en bedragen altijd te controleren in de originele brief. Twijfel je over een besluitbeslissing, dan helpen het Juridisch Loket en de sociaal raadslieden van de gemeente je gratis.