Een Nederlandse brief vertalen met een foto: waarom een vertaling soms niet genoeg is

Als er een Nederlandse brief komt, houden veel mensen de camera van hun telefoon erop en gebruiken ze een vertaalapp. Daarmee wordt de tekst van de brief leesbaar. Een vertaling geeft echter weer wat de brief zegt; ze vertelt niet apart wat er van je verwacht wordt, voor welke datum, en wat er gebeurt als je niets doet.

Vertaling en uitleg

We laten het verschil graag zien aan de hand van een voorbeeld: een voorlopige aanslagaanslag die nog niet definitief is van twee pagina's van de Belastingdienst.

Een vertaling geeft je twee pagina's tekst in je eigen taal. De zinnen kunnen best goed vertaald zijn, maar in de tekst staan meerdere data, veel bedragen en een berekening in tabelvorm. Welke daarvan voor jou belangrijk zijn, moet je zelf uitzoeken.

Een uitleg geeft je direct de uitkomst van de brief: deze brief geeft de geschatte belastingberekening voor dit jaar, de Belastingdienst betaalt een bepaalde periode elke maand een bepaald bedrag, je moet het doorgeven als je inkomen verandert, en je kunt tot een bepaalde datum bezwaarde instantie vragen het besluit te herzien maken tegen de schatting.

Waar een vertaling moeite mee heeft

Officiële termen. In gewone taal betekent "aanslagbericht over de belasting die je betaalt of terugkrijgt · In gewone taal betekent het 'aanval'" een aanval; in een belastingbrief gaat het om de belasting die wordt vastgesteld. "Beschikkingbesluit van een instantie over één persoon" heeft in het woordenboek ook betekenissen als "beschikbaar zijn voor gebruik"; in een officiële brief gaat het om een besluit van een instantie. Een vertaling die de context negeert, kan deze woorden verkeerd weergeven.

Tabellen. Een cameravertaling leest de tekst regel voor regel. In tabellen met bedragen kunnen kolommen door elkaar raken, en het bedrag dat je moet betalen is dan misschien niet te onderscheiden van het bedrag dat al betaald is.

Het laatste deel van de brief. Het recht op bezwaarde instantie vragen het besluit te herzien, de bezwaartermijn en het adres waar je het naartoe stuurt, staan meestal in de laatste alinea van de brief, in kleine letters. Een vertaling neemt dat deel ook mee, maar legt er geen nadruk op.

Brieven van meerdere pagina's. Het besluit kan op de eerste pagina staan, de berekening op de tweede en het bezwaarformulier in een bijlageextra stuk bij de brief. Worden de pagina's los van elkaar vertaald, dan kan het verband ertussen verloren gaan.

Voordat je de foto deelt

Op één pagina van een officiële brief staat veel persoonlijke informatie: je naam, je adres, je BSNburgerservicenummer, vaak je IBANbankrekeningnummer, en gegevens over je inkomen of schulden. Veel vertaalapps sturen de foto, of de tekst daarin, naar een server om die te verwerken. We raden aan in de privacyinstellingen na te gaan hoe de app die je gebruikt met deze gegevens omgaat en of hij ze bewaart.

Hetzelfde geldt als je een foto van de brief naar een bekende of naar een appgroep stuurt. Er blijft een kopie van de foto achter op de telefoon van de ander, in diens back-ups en in de chatgeschiedenis. De risico's van misbruik van je BSNburgerservicenummer bespreken we in een apart artikel.

Moet je de foto toch delen, dan raden we aan het BSNburgerservicenummer, het IBANbankrekeningnummer en eventuele dossiernummers af te dekken voordat je hem verstuurt.

Hoe Letrin het aanpakt

We hebben Letrin gebouwd om beide behoeften samen te vervullen: de brief begrijpelijk maken en persoonlijke gegevens beschermen.

De tekst wordt op de telefoon gelezen. De tekstherkenning draait op de eigen processor van de telefoon en de foto verlaat de telefoon niet. Meerdere pagina's kunnen als één brief worden gescand.

Persoonsgegevens worden op de telefoon afgeschermd. Naam, adres, BSNburgerservicenummer, IBANbankrekeningnummer, telefoonnummer en dossiernummers worden herkend en afgeschermd voordat er iets wordt verstuurd. De tekst die verstuurd wordt, zie je op een bevestigingsscherm, waar je ook andere delen kunt aanwijzen die afgeschermd moeten worden. Zonder jouw toestemming wordt er niets verstuurd.

Het resultaat is een uitleg met een vaste opbouw. De uitleg bestaat uit deze onderdelen:

• het soort brief en de instantie die hem stuurde,
• een korte samenvatting,
• wat er van je gevraagd wordt,
• de stappen die je zet,
• data en bedragen,
• waarschuwingen om op te letten.

Officiële Nederlandse termen blijven in de uitleg in hun oorspronkelijke vorm staan, met de betekenis in je eigen taal ernaast. Zo herken je dezelfde termen als je met de instantie praat.

Volgende stappen. Staat er een uiterste datum in de brief, dan wordt er een herinnering gezet: 7 dagen ervoor, 2 dagen ervoor en op de ochtend van de laatste dag. Moet je antwoorden, dan wordt er een concept in formeel Nederlands gemaakt, met de vertaling ernaast. Het eerste conceptantwoord per brief is gratis.

Letrin is beschikbaar in 19 talen. Je hoeft geen account aan te maken en geen e-mailadres op te geven, en de eerste uitleg is gratis.

Wanneer een vertaling genoeg is

Niet elke brief heeft een uitgebreide uitleg nodig. Voor een aankondiging van een evenement, een afvalkalender of algemene informatie is een cameravertaling genoeg. Bij brieven met een besluit, een bedrag of een termijn is de vertaling de eerste stap. Wat het besluit betekent, of het bedrag klopt en hoeveel tijd je hebt, moet je daarna nog apart bekijken.

Controleer het op papier

De uitleg van Letrin wordt met AI gemaakt en kan fouten bevatten. We raden aan data en bedragen altijd te controleren in de originele brief. Letrin geeft geen juridisch advies, belastingadvies of advies over immigratie; bij een geschil helpen het Juridisch Loket en de sociaal raadslieden van de gemeente je gratis.